会议室是学校举行会议、接待宾客的重要场所。为保证学校会务及接待工作的正常运转，提高会议室的使用效率，特制定本管理办法。

一、使用管理

1.会议室概况

2.上述会议室由校长办公室统一管理，协调使用。

3.上述会议室由使用单位自备开水、服务等。

4.上述会议室由校长办公室提供设备技术服务。

二、使用范围

接待室主要用于接待来宾、重要领导和重要来宾临时休息；

党委会议室主要用于学校党委开会；

校长办公室主要用于校长召集的校长办公会；

第一会议室主要用于校领导开会，学校召开的中型会议和经批准由机关职能部门召集的有关会议；

第二会议室主要用于校领导召开的小型会议，以及经批准由机关职能部门召集的小型会议；

学术报告厅主要用于学校召开的大型会议、干部全体会议、召开或承办的各类学术报告会、讲座、培训等，以及经批准由各部门各单位召开的大、中型会议以及由各部门各单位举办的学术报告、讲座、培训等；

未经批准，机关各职能部门、各教学院（部）不得随意使用上述会议室。以学生为主要参加对象召开的各类会议、组织的各类活动，一般不得使用上述会议室。

上述会议室原则上不对校外使用，若确需使用，须报校长办公室主管领导审批，并报请校长批准。

三、申请程序

上述会议室使用预约申请制。各职能部门、教学院（部）使用会议室须向校长办公室预约申请，并填写《河南城建学院会议室使用申请单》（可从校长办公室网站主页下载），送交校长办公室行政科。

校长办公室根据会议性质、规模及会议室功能或者学校领导意见统筹安排，并将审批结果通知申请使用单位。

申请使用单位接到同意使用的审批结果后，提前到校长办公室行政科领取会议室钥匙。

申请使用单位须提前办理使用审批手续。大型会议至少提前3天，一般会议至少提前1天。

因未办理会议室使用申请手续或申请手续不及时、不明确而造成会议延误等，由申请单位负责。

四、使用注意事项

1.优先使用原则：列入学期工作计划的会议优先使用；各各职能部门、教学院（部）预定的会议室与学校临时重要会议发生冲突，全校性会议优先使用。在同一时间段内对同一会议室有两个或两个以上的单位申请使用时，校长办公室审批决定使用者。

2.使用会议室时，未经校长办公室同意，不得改变会议室设备、家具的位置；不得将会议室物品携带出室外；不得擅自动用室内空调、投影仪、话筒等设备。如有调整座位、使用设备及其他要求，应在《河南城建学院会议室使用申请单》上注明，征得校长办公室同意后，在办公室专人指导下进行。

3.使用会议室过程中，要注意保持清洁，爱护室内各种设备、用品，禁止在会议室内吸烟、乱扔杂物、废纸等。会议结束后，申请使用单位应及时清理会场卫生，关闭音响、空调、电灯、门窗等，通知校长办公室有关人员检查、验收、锁门。会议室设施因人为因素损坏或丢失的由申请使用单位或当事人承担相应责任。

4.对于不按规定使用会议室的单位，校长办公室有权提出批评，甚至停止其再次使用会议室。

五、会议室卫生保洁

1.党委会议室、行政会议室、接待室由校长办公室负责。第一会议室、第二会议室、学术报告厅由后勤服务中心负责。

上述会议室每天至少打扫一次。学术报告厅每月彻底打扫一次。

会议室窗帘、地毯每学期清洁一次。

2.每次会议结束后，申请使用单位负责打扫室内卫生，校长办公室负责检查。

六、其他规定

本办法自印发之日起生效，之前的相关规定与本办法不一致的，按本办法执行。本办法的解释权归校长办公室。

附件：1.河南城建学院会议室使用申请单

2.河南城建学院会议室卫生标准